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江西专员办:浅析上市公司采购招标存在的问题及对策

  采购招标是促进企业公平竞争、节约采购资金、控制采购成本、防止腐败行为的有效方式。但因上市公司的采购招标制度不完善,市场行为主体不规范、招标从业人员素质参差不齐、招投标行政监管不到位,上市公司采购招标还存在诸多问题,需要引起重视并及时研究解决。 

  一、上市公司采购招标的现状 

  (一)年度采购计划编制不合理 

  合理制定年度采购计划是上市公司实现集中采购的前提,是合理确定采购方式及资源配置的有效保证。目前上市公司年度采购计划编制由各部门自行上报,经财审会等部门批准,而未经过几上几下的预算审核调整,导致年度采购计划频繁变更,采购价格无法得到有效控制,无法达到集中采购量及时间等的要求,采购计划编制失去指导性,影响采购资源的合理配置,不能有效降低采购成本。 

  (二)集团化上市公司未实现集中统一采购 

  部分集团化上市公司采购仍由集团下属公司独立采购,未将整个集团采购项目与采购资源进行整合统一采购,导致采购资源分散,无法达到集中采购。 

  (三)供应商信息库不及时更新 

  部分上市公司在采购过程中,仅掌握合伙供应商的相关信息,未根据公司经营管理需要对潜在供应商进行考察,在供应商库中增加新的供应商,同时对供应商管理不进行考核及评价,供应商合作好坏均能参与投标,故每次招标时投标单位为有限投标单位,易造成围标,不能有效降低采购成本及提升供应商的供货质量。 

  (四)实际采购中采购方式选用不当 

  由于《招标投标法》仅规定工程建设项目以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购必须进行招标,对非建筑工程项目未给予强制规定,考虑到公开招标费时且工作量大,上市公司对非建筑工程项目的采购方式一般为邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购、协议供货等。如某上市公司在2014年至2015年数亿元电煤采购中,未采取招标,也未采取竞价,而是采取与煤矿签订购销数量不确定价格的合同,实际购买的燃料却是经多家民营供销商倒手后的高价煤。同时,上市公司采购制度仅以金额及采购类别划分采购方式,未根据项目的复杂程度灵活选用采购方式。一般来讲,如果采购项目需求清楚、准确和全面表述,评标的标准主要是价格以及与价格有关的因素,适用于公开招标采购方式;如果采购项目包括价格因素和非价格因素的,更适合竞争性谈判采购方式;如果生产线采购除价格因素外,更多的与生产及施工工艺有关,不同的主材品牌不同,材质不同,价格相差较大,这就要求采用竞争性谈判,因为合理低价法而不能一概以最低价中标。正因为实际采购中采购方式选用不当,导致许多项目未投入使用就处于闲置状态。 

  (五)采购预算控制价确定依据不充分 

  采购项目为非建筑工程项目的,有的其采购价格主要通过口头询问同行确定,而未按照各项目进行费用测算,费用单价调查了解不充分,也未聘请专业的具有资质的社会中介机构编制预算,而是由需求部门提交费用申请,通过财审会审定,导致采购价格严重脱离实际,如某上市公司由国际商业机器(中国)有限公司承接的网点转型咨询项目,合同金额1550万元,该合同人工工日综合执行单价为9248/天;硬件维保服务费2646万元,对硬件维保派出维保人员3名,年人均维保费用845万元。 

  (六)评标过程中未对商务标函进行有效分析 

  由于评标时间短,对于采购清单较多的项目,评标小组无法在有限的时间内对商务标函进行有效分析,只能按评分标准采用低价中标,导致事后采购执行中增加工程量,加之投标单位的不平衡报价,实际采购金额远超采购中标价。 

  (七)招标过程存在暗箱操作的现象 

  现行我国的各种的评标办法虽然经过多年的应用和完善,但仍然还存在漏洞。从招标人的评标工作来看,招标人不公布评标标准,评标工作不透明,在制定评标标准时缺乏公平,甚至有意识地根据某些投标人的情况和具体条件,有针对性地制定评标标准,带有明显的倾向性,使招标过程存在不合理的竞争,使招标的结果有失公允,更使招标本身变成了形式。从投标方面来看,存在借资质投标、搞围标;找评标办法,摸标底;请评委、攻领导;虚报业绩;不按规则定标、招标程序不合规等问题。如部分上市公司以招标方式进行的集中采购,在招标档案材料中,仅有中标单位的投标文件和报价单,无其他非中标单位的投标文件及报价清单;某上市公司网点转型咨询项目评审结果中标价格为1180万元,其无合理理由放弃中标,未经过重新招标确定供应商,而改为第二名中标,但合同金额却为1550万元,超出原中标价370万元。 

  (八)采购后续管理不到位 

  上市公司未制定采购后续管理的相关规定,对采购合同履行环节重视程度不够,缺乏有效跟踪和及时反馈,后续管理环节薄弱,影响了采购的整体效果。如某上市公司长期聘请了会计师事务所完善内控体系建设,但在管理中仍存在预算管控不严、合同执行监管不到位、财务付款以合同而非实际执行情况为依据,导致公司采购出现问题。 

  (九)采购过程缺乏有效的监督 

  上市公司采购管理制度中规定采购工作应接受财务、纪检、监察、审计部等的监督,但在具体操作过程中有关规定仍然停留在形式上,实际执行中无法实施。如在采购过程中的前期调研考察、入围供应商的选择、商务谈判和合同的签订、供应商评价等整个采购过程基本上是由采购部门与业务执行部门包办,使采购全过程缺乏公开性和透明性;在采购时找有关系的商家和单位,而不是按公平竞争的原则来确定供货(服务)商;在采购过程中,购买质次价高的商品,任意的扩大开支范围和标准,接受供应商的贿赂甚至贪污公款;存在供货商最终提供的商品或劳务不符合合同规定的标准,即使事后监督部门发现质量等问题也不了了之。同时中标结果出来后,未中投标单位投诉事项转移至采购部门负责解释,造成质疑与投诉机制不够顺畅。 

    二、存在问题的原因 

   (一)政策法规不完善 

  由于《招标投标法》、《政府采购法》主要是规范工程建设项目和政府采购行为,对上市公司招投标和集中采购行为的规范除金融行业仅有财政部于2001年制定的《关于加强国有金融企业集中采购管理的若干规定》外,其他行业未有相关规定,且财政部对金融行业的规定部分内容与现实脱节。如该规定要求国有金融企业有关集中采购事项要按规定报送主管财政机关备案或审核,但对哪类采购应备案,哪类采购应审核没有明确规定,主管财政机关也未按规定对国有金融企业集中采购活动实施监督检查,且金融企业认为其不归属政府部门,对非建筑工程项目采购事项未强制按照《招标投标法》、《政府采购法》规定执行,导致随意选用采购方式,规避招投标,主要选用单一来源、竞争性谈判采购等,导致该规定没有有效实施。 

  (二)集中采购内控管理不完善 

  部分上市公司存在“重采购、轻内控”情况,未建立完善包括集中采购计划编制、审批、预算编制、采购执行、商品及服务验收、付款各环节的集中采购内控制度,从而出现采购计划不合理、预算编制不精细、审核审批过场化、采购方式随意化、商品使用无反馈、财务付款无审核等问题。如采购部门未对各部门所提交的采购计划进行调查及审核,仅将采购计划进行汇总,形成年度集中采购计划,采购需求数据不具备指导性。再如采购部门只重视采购过程,没有严格控制采购项目成本费用,没有认识到后续管理对于采购的重要性。又如采购需求部门未及时向采购部门反馈供应商合同履行情况、商品使用情况、服务质量情况,采购部门亦未对上述情况进行记录及评价。 

  (三)采购执行部门专业化程度不高 

  采购执行部门专业化程度不高,一是关键管理人员的知识和经验不能满足采购管理要求,业务部门责任心差,未对各采购事项所需达到的效果所需要的人工工时及人均工资进行合理分析,同时未对整个市场进行充分调研,仅以前期采购单价或口头询价或招标单位的询价作为预算控制价;二是采购部门人员对市场行情不了解,同时对各部门提交的预算费用审核不严,费用使用监督不力,导致采购单价畸高;三是涉及商业贸易、谈判技能、产业政策、国际惯例、与商品的生产技术、性能等有关的诸多领域专业知识,采购人员没有掌握,不能很有效地开展工作。 

  (四)有关部门未严格履职 

  公司有关部门在集中采购工作中不能严格履行职责,而是搞变通,打“擦边球”,使集中采购制度形同虚设。一是各业务部门出于采购效率及自身利益考虑,随意选取采购方式,未能有效引进有竞争力的供应商,形成有效竞争;二是采购岗位相关人员的相关法律法规和政策意识不强,对采购招标业务不熟悉、风险意识不差,导致随意使用采购方式。如某上市公司为提高效率,直接将办公大楼装修工程委托给出租方,未按规定采取招标采购,并以租金名义直接支付装修款5300多万元。 

  三、完善采购招标工作的建议 

  (一)构建良好的内部控制环境,完善采购招标内部控制实施基础 

  内部控制环境是内控体系建设的基础,是有效实施内部控制的保障,决定着公司经营目标及整体战略目标的实现。相关管理部门对采购招标管理的态度是采购招标内部控制环境的重要因素,直接影响着参与采购招标成员的内部控制意识及项目实施的自觉性。因此,为提高项目采购招标内部控制的效率和效果,加强采购计划的编制、采购立项、采购预算控制价的确定、采购招标方式的确定、采购评标定标等过程控制风险,须强化管理部门对采购招标内部控制管理责任意识及注重内部控制的企业文化建设,确保采购招标依法依规及采购价格的合理性。 

   (二)合理编制采购计划,加强采购计划的审核,实现集团化集中采购 

  采购需求部门应结合经营业务的实际情况,据实上报本年度采购需求;采购部门应综合考虑各使用部门的采购需求,并结合公司战略部署,审核全年采购项目计划,报采购委员会审批。对于应采取招标采购方式的大额采购,应参考政府预算编制采取几上几下的方式,全面系统地论证采购项目的必要性、科学性,剔除某些“形象工程”采购,以增强采购计划的准确性,避免浪费现象。同时对集团化上市公司,应将归属于全集团的公司统一进行集中采购,有效降低采购成本,实现资源共享。 

  (三)加强供应商库信息管理 

  采购部门应根据公司经营需求,采取组织相关部门考察、通过工商信息平台等方式增加新的供应商,且每年供应商库更新不低于一定的比例,对供应商服务质量、项目成效等进行有效评估,对合格供应商进入供应商库,对服务项目成果效果较差的供应商应纳入黑名单。同时每一类供应商不低于5家,每次招标前随机抽取,减少人为舞弊行为。 

  (四)完善采购方式及评标工作 

  公开招标与竞争性谈判应成为采购中的主要采购方式,上市公司应规范招标投标的行为,最大程度地体现“公平、公开、公正”的原则,杜绝腐败现象的发生。招标文件应明确评标方法和标准,招标投标的结果及质疑和投诉的处理结果都应及时公示,规范评标过程,尽量减少人为变动的可能,凡是没有必要保密的,坚决杜绝“暗箱操作”。同时采购过程应根据采购项目的具体情况,选用合适的采购方式,达到采购事项效率高、采购成本合理的效果。 

  (五)加强采购招标控制价的确定依据及商务标函分析,确保采购价格合理 

  为保证采购预算金额的合理性,采购部门应要求需求部门提供采购项目招标控制价的编制依据,并组织财务、审计等相关专业部门,结合具体采购项目从人工工日、人均工资、以往同类项目收费以及相关行业主管部门收费标准等方面进行预算金额审核,并以此作为采购招标控制价。在评标过程中,不应拘泥于时间限制,应进行商务标函分析的一定执行。同时,事后应从中标单位实际派驻人员(作为工资标准的依据)、工日等方面进行统计,作为今后类似项目招标控制价编制的依据。如某上市公司将互联网企业核心服务外包给挪威某企业,对外包服务费未约定,以挪威工作人员实际发生费用为准,2015年实现收入5000余万元,却支付了服务外包费2450余万元,导致当年巨额亏损。 

  (六)加强采购招标全过程监督,建立责任追究制度 

  上市公司应建立和完善采购招标监督制度、档案管理制度、后续评估制度,由采购部门负总责,对招标档案、合同执行、变更、违约、到期、续签等情况进行持续性记录和动态管理,实施招标采购政务公开责任追究制度,明确政务公开的方式、内容、责任承担,充分发挥纪检、内审等职能部门的监督职责,防止集中采购过程中出现的腐败行为,保证集中采购工作的公平公正。对采购过程中未按照国家相关法律法规及单位采购管理制度正确选择采购方式、招标过程存在暗箱操作的人员应追究相应的责任,以保证采购过程公开透明,提高采购招标工作质量,杜绝采购腐败行为的发生。 

  (七)建立采购效益评价指标体系 

  为了对上市公司集中采购的效果进行客观的评价,必须建立一套科学合理的效益评价指标体系,主要内容是将每—项集中采购项目从本单位历史采购价格、质量等方而进行纵向对比的同时,与其他行业同—采购项目在相近时间内进行横向对比。只有进行了纵横两个对比后,才能对集中采购项目的效益做出科学合理的评价。 

  (八)政府监管部门应完善采购招标法律法规和制度 

采购业务已涉及工程、物资、服务等各个领域,而《招标投标法法》仅对工程及与工程相关的物资、服务采购作出了相应的规定,但尚无相关法律法规对企业的非工程项目采购给予明确指导。招投标作为一种能够有效规范权力运作、预防腐败行为的制度设计,是国家反腐败建设的重要组成部分,建议全国人大授权财政部等部委完善《招标投标法》,扩大采购招标范围、扩大适用范围,明确监管机制,加强责任追究,以有效指导各行各业的采购行为。

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